Workflow Design dan Analisis

Definisi Workflow

2.1     Definisi Workflow

            Pengeritan workflow adalah aliran kerja atau suatu informasi dari suatu proses, baik secara keseluruhan maupun sebagian dimana dokumen atau informasi tersebut diteruskan dari satu partisipan ke partisipan lain sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku.

            Dalam suatu organisasi atau perusahaan diperlukan workflow agar tugas tersebut tidak saling berbenturan atau sama karena akan menghambat suatu proses kerja dari perusahaan atau organisasi tersebut . jadi pemanfaatan workflow sangat berguna sebagai penunjang suatu proses kerja dan untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Jika di dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak terdapat workflow maka tugas dari perbagian karyawan tidak akan sama dan tidak bisa urut sesuai dengan aturan yang sudah dibuat oleh karyawan.

            Pada tahun 1996, Workflow Management Coalition(WFMC) menerbitkan sebuah tulisan semua istilah yangberguna dan berhubungan dengan workflow. Merekamendefinisikan workflow sebagai:

            Otomatisasi proses bisnis, secara keseluruhan atausebagian, selama dokumen, informasi atau tugas yangdilewatkan dari satu peserta yang lain untuk tindakan(kegiatan), menurut seperangkat aturan prosedural.

2.2     Karateristik Workflow

            Dalam tingkatan yang paling tinggi, Workflow Management System dapat dikarakteristikan pada tiga area fungsi yaitu :

a.  Build Time Functions. Terpusat pada mendefinisikan, dan kemungkinan untuk memodelkan proses Workflow dengan komponen aktivitasnya.

b.  Run Time Control Functions. Terpusat pada pengaturan proses Workflow di suatu lingkungan operasional dan mengurutkan bermacam aktivitas yang harus ditangani sebagai bagian dari setiap prosesnya.

c.   Run Time Interactions. Interaksi dengan pengguna dan perangkat aplikasi Teknologi Informasi untuk memproses bermacam tahapan aktivitas.

2.3     Peranan workflow dalam sistem informasi

Pengendalian prosedur agar mempermudah dan efisien dalam proses kerja

1.      Distribusi otomatis dan pelacakan

2.      Pekerjaan yang dilakukan terlebih dahulu

3.      Paralel (bersamaan) dalam proses pengerjaan

4.      Manajemen fokus pada setiap pekerja

5.      Peningkatan performa pada pekerja

2.4     Pemodelan analisis workflow dengan DFD

            Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi, DFD sering digunakan. DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk melakukan proses coding. Dimana para programmer melakukan sebuah coding sesuai dengan DFD yang dibuat oleh para analis sebelumnya. Tools yang digunakan pada pembuatan DFD (Data Flow Diagram) yaitu EasyCase, Power Designer 6. Salah satu cara lain untuk mendesain sistem yaitu menggunakan UML(Unified Manual Language).

2.5     Komponen DFD (Data Flow Diagram):

User / Terminator: Kesatuan diluar sistem (external entity) yang memberikan input ke sistem atau menerima output dari sistem berupa orang, organisasi, atau sistem lain.

Process: Aktivitas yang mengolah input menjadi output.

Data Flow: Aliran data pada sistem (antar proses, antara terminator & proses, serta antara proses & data store).

Data Store: Penyimpanan data pada database, biasanya berupa tabel.

2.6     Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar  yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

2.7     Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

            Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

            DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

            DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.